Ledelsen skal have fokus på omsorg, når driften sker fra spisebordet

Hvad sker der med motivationen hos de virkelystne og engagerede kolleger, når kontormiljøet på andet år er skiftet ud med spisebordet i privaten?
Møder over Teams og Zoom er blevet hverdag.

COVID-19 har med et lidt fortærsket udtryk vendt vores hverdag på hovedet. Og selvom mange efterhånden har vænnet sig til at arbejde hjemmefra og har fundet en rutine i det, så er det formentlig de færreste af os, der ikke savner det daglige kollegiale samvær og den sparring og pingpong, der udgør et godt arbejdsmiljø. I 2020 arbejdede dobbelt så mange hjemme som i 2019, og hjemmearbejdet kommer formentlig til at fortsætte en rum tid endnu.

Langt de fleste virksomheder er kommet ret vellykket igennem de indledende knæbøjninger med hjemmearbejdspladser. Vi tog lynhurtigt de digitale møderum til os og skabte nye rammer, regler og retningslinjer for, hvordan vi arbejdede fælles - hver for sig.

Men hvad gør vi med al den opmærksomhed og omsorg, vi normalt viser vores medarbejdere på kontoret. Og hvad sker der med motivationen hos de virkelystne og engagerede kolleger, når kontormiljøet på andet år er skiftet ud med spisebordet i privaten. Det er her distanceledelse 2.0 kommer ind i billede – eller omsorg på afstand.

Faglig hudsult

Når vi ikke længere er sammen fysisk, bliver din synlighed som leder vigtigere end nogensinde. Anerkendelse, fællesskab og tillid spiller en endnu større rolle nu. Selv velfungerende teams kan komme under pres, når nærværet forsvinder. Mange oplever, at deres faglighed falder, eller bliver i tvivl om, om det, de gør, er nok eller værdifuldt. De har ikke på samme måde føling med, om resultaterne af deres arbejde bliver set eller anerkendt.  

Derfor er det vigtigt, at du aktivt anerkender og værdsætter medarbejdernes indsats – både i fællesskab og individuelt. Måske endda mere end du plejer. Og gør det konkret på opgaver eller den enkelte medarbejder. Det er selvfølgelig dejligt for teamet at høre, at de tilsammen gør et fantastisk arbejde, men den enkelte medarbejder har også et stort behov for at få bekræftet sin rolle og værdi.

Grib knoglen

Mødet ved kaffemaskinen, hvor vi kan spørge til, hvordan det går med det hele, er også væk. Og det er derfor dit ansvar som leder at skabe disse ’uformelle’ kaffemøder.

Planlæg derfor jævnligt en telefonsamtale med hver enkelt medarbejder, så du ved, hvordan vedkommende har det, og hvordan I støtter hinanden bedst muligt. Det vil hjælpe dig som leder til at bevare teamkulturen, give jer begge en følelse af sammenhold trods afstanden. Det vil også give dig en langt bedre fornemmelse af, hvordan dine medarbejdere egentlig går og har det i forhold til arbejdspres, produktivitet og motivation.

Mange bruger videomødet til at tale uformelt sammen både om private og arbejdsmæssige forhold, for at skabe en form for personlig kontakt. Ofte kommer billedet dog i vejen. For når vi kan se os selv på skærmen, bliver vi ofte distraherede af, hvordan vi selv agerer og ser ud, og det kan påvirke kvaliteten af samtalen. Derfor er en klassisk telefonsamtale ofte en bedre løsning. Relationen bliver mere intim og fokuseret, når du ikke taler ind i en skærm. Derudover er vores stemme et fantastisk redskab til at skabe indlevelse med. Ofte når vi taler (især flere) i virtuelle møder, er vi meget økonomiske med vores deltagende lyde, såsom mmm, arh, ah for ikke at forstyrre den, der taler. Men de er lige så værdifulde markører i en samtale, som vores nonverbale sprog er i en fysisk samtale. 

Giv plads til pjank

Det er selvfølgelig helt afgørende, at det daglige arbejdet bliver gjort, og at teamet holder den nødvendige produktivitet, men en arbejdsdag er mere end en fuldt afkrydset to-do-liste. Sparring, reflektion og kollegialt samværs har stor betydning for kvaliteten af vores arbejde og vores produktivitet. Derfor kan det være en god ide at give eksplicit plads til både små og længere pauser, der giver mulighed for afkobling og reflektion - f.eks. en gåtur eller frokost i parken.

Niveauet af sparring er utvivlsomt også faldet, efter vi sidder hjemme foran den bærbare. Der er ikke den samme mulighed for at vende store og små spørgsmål, når vi ikke kan gribe hinandens bolde hen over computerskærmene eller en kop kaffe. Skab derfor aktivt plads og rum til nye digitale fællesskaber, hvor vi dyrker det at være sammen som kollegaer gennem spontane diskussioner og sjove indfald. På samme måde som vi ville gøre det på kontoret. Lav f.eks. konkrete aftaler med dine medarbejdere om, at de kan logge på en fælles chattjeneste og arbejde ”ved siden af hinanden” på aftalte tidspunkter for på den måde at skabe mulighed for en mere ’uformel’ dialog. Digitale fora har selvfølgelig en anden dynamik end de fysiske, men et uformelt chatforum kan stadig godt være med til at øge det kreative og sociale frirum, vi mangler fra kontoret og nedbringe fornemmelse af at sidde mutters alene.

Distanceledelse 2.0

Her er fem fif til, hvordan du som leder kan være katalysator for omsorg og fællesskab – både formelt og uformelt.

  1. Bestræb dig på at være ekstra tilgængelig for dine medarbejdere og gerne på flere forskellige platforme, så de mærker, at de er din vigtigste prioritet.
  2. Indfør uformelle chatfora f.eks. via Messenger, Slack, Google Hang out eller andre chattjenester, der kan skabe lidt af den uformelle ping-pong, vi går glip af, når vi ikke er fysisk sammen.
  3. Skru godt op for spørgsmålene i dine faste statussamtaler med medarbejderne. Vis, at du er interesseret og nærværende, og vær opmærksom på selv diskrete og utydelige signaler på mistrivsel.
  4. Pas dog på, at du ikke kvæler medarbejderne i omsorg og tæt-på-ledelse. Der er forskel på folk. For nogle er det omsorgsfuldt at få en daglig opringning. For andre kan det misforstås som kontrol. Gør det derfor klart, hvad formålet med din opringning er.
  5. Sidst, men ikke mindst. Husk, det er dig, som leder, der skal gå forrest og starte de nye arbejdsvaner og feedbackkultur.

At lede omsorgsfuldt og empatisk på afstand er ikke altid nogen nem disciplin. De nære, sociale relationer forsvinder nemt i hverdagen i distanceledelse, men de er nødt til at være til stede i et team, hvis teamet skal kunne præstere på et højt niveau.

Husk dog også på, at der for mange er ved at indfinde sig en vis Teams-træthed, og at det derfor kan være en fordel at lægge distancen på hylden og samle holdet til et reelt møde. Der skal naturligvis tages samtlige forholdsregler med forudgående tests, afstand, afspritning og hensyn til de, som af den ene eller anden grund ikke er trygge ved at møde fysisk op.